محتوای این مقاله برگرفته از کتاب «کار کمتر، بهره بیشتر» اثر اسکات اچ یانگ است. او که خود این تکنیک‌ها را در زندگی شخصی به کار می‌گیرد، هم اکنون در تلاش است تا دوره چهار ساله کارشناسی علوم رایانه از دانشگاه MIT را تنها در مدت ۱۲ ماه و آن هم بدون شرکت در کلاس‌ها سپری نماید. اگر شما نیز مانند بسیاری از ما وقت کمی‌ برای انجام انبوهی از کارها دارید، این مقاله می‌تواند کمک حالتان باشد.

نویسنده این مقاله اسکات یانگ راهکار ساده و خلاقانه ای برای انجام امور دارد. به کمک این روش می‌توانید کارهایی که باید در طی روز انجام دهید و مواردی که باید حتماً تا پایان هفته به انجام برسند را یادداشت نمایید. بدین‌ترتیب اگر موفق نشدید موردی را همین امروز به انجام برسانید، وقت باقی است. ساده به نظر می‌رسد؟ اما حتی چنین کاری نیز برای بسیاری از ما دشوار است.

سالها است که از این روش ساده و خلاقانه استفاده می‌کنم و کتاب‌های متعددی را نیز در این زمینه نوشته‌ام. اما چطور می‌توان این سهل ممتنع را به انجام رساند؟

لازم است تا دو لیست وظایف، یکی برای روز جاری و دیگری برای هفته تهیه کنید. همان طور که روزهای هفته سپری می‌شوند، موارد موجود در فهرست هفتگی را کم‌کم به لیست روزانه منتقل کنید. و زمانی که هر یک از این وظایف را به پایان رساندید، امور روزمره به انجام رسیده‌اند. قدرت پنهان این روش در این موضوع نهفته است که همین فهرست ساده شما را وا می‌دارد تا تنها به امور خاصی بپردازید. بدین‌ ترتیب از آنجا که شروع دوباره سخت و سخت‌تر می‌شود، ناچار می‌شوید تا از به تعویق‌ انداختن ممتد امور اجتناب نمایید. علی رغم سادگی این روش، نامه‌های متعددی به دستم می‌رسند که از چگونگی اجرای آن می‌پرسند. نامه‌هایی از این دست:

سلام اسکات، از ایده ی اهداف روزانه و هفتگی بسیار مشعوف شدم، اما مشکلی در این بین وجود دارد. تفاوتی نمی‌کند که چگونه و با چه مشقتی تلاش می‌کنم، با این همه نمی‌توانم نیمی‌از آنها را به انجام برسانم. نظرت در این‌باره چیست؟ چه کنم تا فهرست اهداف و وظایف روزانه به اتمام برسد؟

پاسخ روشن و کوتاه است: اگر نمی‌توانید وظایف روزانه را به طور کامل به انجام برسانید بدین معنی است که وظایف انتخابی بیش از‌اندازه است. لازم است تا اهداف و وظایف روزانه را قدری کم کنید تا توان انجام همه آنها را داشته باشید. ساده بود، مگر نه؟ اما جای بسی تاسف است که هیچ کس به این حرف‌ها گوش نمی‌کند و لیست وظایف سبک‌تری برای خود آماده نمی‌نماید. در عوض، به تهیه فهرست‌هایی که هرگز موفق به انجام آن نیستیم همت عجیبی می‌گماریم.
کمتر از آن چیزی که فکر می‌کنید کار می‌کنید!

عدم پذیرش این که کم‌کاری می‌کنید به هیچ عنوان شایسته نیست. پس اگر نمی‌توانید تمامی‌ لیست را انجام دهید، جای پرسش است که چگونه چنین فهرست بلند بالایی را بر می‌گزینید؟ حقیقت آن است که هیچ کس اهمیت نمی‌دهد به چه اموری علاقه‌مند هستید، بلکه اموری که به درستی به انجام و سرانجام رسیده‌اند، مهم هستند.

این گرایش به برآورد بیش از‌ اندازه توانایی‌ها برای انجام امور در کوتاه مدت موردی شایع است. به طوری که حتی خلاق‌ترین نویسندگان نیز از آن در امان نیستند، و افرادی چون کال نیوپورت نیز درباره میزان ساعاتی که به پروژه تحقیقاتی اخیرش اختصاص داده دچار سوء تفاهم هستند.

حتی نگارنده این سطور (و شاید مترجم آن نیز) از این آفت در امان نباشند. اما معتقدم بین افرادی چون کال و اینجانب تفاوت‌هایی وجود دارد و جالب اینکه هیچ یک از ما دارای قوه ی خاص و جادویی در انجام امور نیستیم، تنها نقطه قوت ما در بینش و دیدگاهی است که نسبت به توانایی‌های خود داریم. حقیقت آن است که به حد کفایت از تکنیک یادداشت زمان استفاده کرده‌ام و واقفم که چه میزان از اوقات خود را بیهوده تلف می‌کنم.

از آنجا که افراد به طور متوسط بینش صحیحی نسبت به توانایی‌های فردی خود ندارند، به جای آن که صادقانه فهرست وظایف خود را تنظیم کنند، با تلنبار کردن بیش از‌اندازه امور به روزهای بعدی، نمی‌توانند توفیقی در این روش کسب کنند. اینجاست که اهمیت استفاده از تکنیک یادداشت زمان احساس می‌شود.
قدری از وظایف و مسئولیت‌ها بکاهید

how-to-work-less-1 اهداف تنها زمانی به کار می‌آیند که با فعالیت‌های انگیزشی همراه باشند. زیگ زیگیولار معتقد است که اهداف باید دور از دسترس اما قابل رویت باشند. اگر حداقل نیمی‌ از اوقات در انجام کامل فهرست وظایف روزانه توفیقی حاصل نمی‌کنید، توجه داشته باشید که کاری پیش نبرده و تنها وقت باارزش‌تان را تلف می‌کنید!

برای حل این نقیصه دو راهکار قابل پیشنهاد است:

۱. لازم است بکوشیم تا به نحو صادقانه‌ای به میزان ساعاتی که در روز صرف کرده و امور را به سامان می‌رسانیم اذعان کنیم. بهره از تکنیک یادداشت زمان، ساده‌تر از چیزی است که پیشتر تصور می‌کردید.

۲. به محض آن که متوجه شویم حقیقتاً چه بخشی از وقت خود را صرف انجام امور می‌کنیم، می‌توانیم نسبت به افزایش آن اقدام نماییم. بهتر است توهمات را کنار گذاشته و سعی کنیم واقع بین باشیم.

اگر پس از انجام تکنیک یادداشت زمان دریافتید که تنها چهار ساعت در روز را به کار مشغولید (موضوعی که پُر بیراه هم نیست)، اقدام و واکنش هوشمندانه آن است که از تصمیمات یکباره و احساسی اجتناب کرده و نکوشیم تا فردای آن ناگهان هشت ساعت کار کنیم! بلکه‌ اندک‌اندک بر زمان کاری افزوده و از چهار به پنج و شش ساعت در روز برسیم تا اینکه نهایتاً بتوانیم ساعات کاری خود را ارتقا بخشیم.
چرا باید آهسته و پیوسته جلو برویم؟

how-to-work-less -2 تا زمانی که تصویری که از خود داریم، به خصوص تصویر ایده آلی که از خود ساخته ایم، با آنچه که حقیقت امر است تفاوت دارد، به طور ناخودآگاه از میزان کارائی‌مان کاسته می‌شود. شاید بتوان گفت که پس از انجام طویل المدت امور پیشین، تصور می‌کردیم که تا چه حد فردی کاری و مثمر ثمر هستیم.

اگر تحت تاثیر این تصور هستید که قادر به انجام هشت ساعت کار در روزید، این تکنیک نشان می‌دهد که حقیقتاً بیش از چند ساعت کار از دست تان بر نمی‌آید. آنگاه است که برنامه‌ریزی بی‌معنی می‌شود.

البته، گاهی اوقات ما می‌توانستیم امور روزانه را به خوبی به انجام برسانیم. که این موضوع می‌تواند موجب بروز سوء تفاهم شود. چرا که گاه با تحمل فشار مضاعف قادر به انجام کارهای بیشتری هستیم. این مورد نه تنها انرژی‌مان را تخلیه می‌کند، بلکه نمی‌توان حداکثر بیش از دو هفته این روند را ادامه داد، و این در حالی است که باید هدف اصلی‌مان افزایش نوآوری و خلاقیت باشد.
برای انجام این مهم چه باید کرد و چگونه آن را آغاز نمود؟

نخست از تکنیک یادداشت زمان کمک بگیرید. همیشه استفاده از قلم و کاغذ را‌ ترجیح داده‌ام، اما اگر‌دوست دارید می‌توانید از ده‌ها برنامه کاربردی که برای این منظور و ثبت زمان تهیه شده نیز استفاده نمایید. اگر از تکنیک یادداشت زمان خوشتان نمی‌آید می‌توانید اموری که در طول روز انجام داده اید را ثبت نمایید. گرچه نتایج حاصله از این روش کمتر قابل اتکا هستند.

دوم، استانداردهای نوآوری خود را بازبینی کنید و سعی کنید تا سطحی بالاتر از آنچه که هستید را در نظر داشته باشید. اگر چهار ساعت در روز کار می‌کنید، آن را به پنج یا شش ساعت برسانید و اگر ۸ ساعت می‌کوشید آن را به ۱۰ یا ۱۲ ساعت برسانید.

سوم، پیش از آنکه بازگردید و میزان خلاقیت خود را بسنجید، حداقل یک ماه این استانداردها را رعایت کنید. یک ماه معیار و فرصت خوبی است چرا که زمان کمتر از آن به خصوص پس از تحت تاثیر قرار گرفتن از یک تصمیم تازه چندان قابل استنباط نیست.

نهایتاً، اگر هنوز نمی‌توانید به اهداف از پیش تعیین شده دست پیدا کنید، باز هم حدود ۲۵ الی ۵۰ درصد از آنها را تقلیل دهید. بدین‌ ترتیب می‌توانید به سطح بالاتری از خلاقیت برسید و قادرید بدون اتلاف انرژی بیش از پیش مفید واقع شوید. نکته این است که بسیاری از اهداف نه تنها با کار زیاد بلکه با درست کارکردن بدست می‌آیند.

اگر حقیقتاً به صورت جدی به دنبال انجام کار کمتر و گرفتن نتیجه بهتر هستید این سه نکته را از یاد نبرید:

چند روزی از تکنیک یادداشت زمان استفاده کنید یا این که موارد به سرانجام رسیده از وظایف روزانه را ثبت نمایید.
سعی کنید پس از دست یابی به اهداف، سطح وظایف خود را ۲۵ درصد افزایش دهید.
یک ماه بعد بازگردید و کار خود را ارزیابی کنید. اگر پیشرفت داشته‌اید، می‌توانید دوباره تلاش کنید و سطح خود را بالاتر ببرید.

اگر تنها روزی سه ساعت کار می‌کنید، مطمئن باشید که این رویکرد می‌تواند ما را از برنامه ریزی بیهوده ۱۰ ساعته بازدارد. برای انجام بهتر امور لازم است تا هوشمندانه‌تر اقدام کنیم. پس اگر هنوز نمی‌دانید که در حال حاضر چه می‌کنید، چطور می‌توانید به این مهم دست پیدا کنید؟

منبع: بانکی دات آی آر