تازه‌واردها در بازار مسکن (افرادی که برای اولین بار قصد خرید ملک دارند) بعد از آنکه موفق به عبور از دو گردنه انتخاب آپارتمان و تامین بودجه خرید می‌شوند، در مواجهه با ترس ناشی از بی‌اعتمادی به اظهارات مالک، از انجام معامله باز می‌مانند. تحقیقات میدانی در این باره نشان می‌دهد: نگرانی از سلامت حقوقی و ثبتی آپارتمان‌های در نوبت فروش، اگر چه به شکل فراگیر در بین غالب متقاضیان خرید وجود دارد اما دو گروه شامل خانهاولیها و خریداران املاک گرانقیمت، در مقطع فعلی، بیش از سایر افراد، دچار بی‌اعتمادی به پیشنهادهای ملکی از سوی بازار هستند. ترس خریداران عمدتا به سه ابهام درباره اصالت سند (جعلی نبودن آن)، مالکیت واقعی (تعلق داشتن ملک و سند به فرد فروشنده)، اجازه فروش (ممنوع‌المعامله نبودن فروشنده و عدم توقیف یا رهن ملک) مربوط می‌شود که به دلیل شفاف نبودن بازار معاملات مسکن و خلأ سامانه‌های حقوقی و رسمی برای احراز مالکیت و استعلام اینترنتی، معمولا معاملات خرید با ریسک این ابهامات، انجام می‌شود یا به‌خاطر غلبه ترس به خریدار، انجام معامله برای مدت نامعلوم به تاخیر می‌افتد. در حال حاضر، خانهاولیها یک جریان ورود تقاضای قطعی به بازار معاملات خرید مسکن هم در تهران و هم در سایر شهرها شکل داده‌اند به‌طوری که ماهانه به دلیل موعد پرداخت حداقل ۶ هزار فقره وام مسکن یکم در کشور، معادل این حجم، تقاضا وارد بازار می‌شود اما این گروه برای آنکه بتواند از امتیاز تسهیلاتی خود استفاده کند، باید فقط آپارتمان‌های دارای سند رسمی قابل انتقال را خریداری کند.
بررسی‌ها درباره راه تشخیص آپارتمان‌های دارای سند رسمی قابل انتقال و همچنین پادزهر ترس خانهاولیها حاکی است: ابهامات و نگرانی متقاضیان خرید مسکن درباره سلامت حقوقی و ثبتی ملک مورد معامله، قبل از هر نوع توافق اولیه با فروشنده، از یک مسیر قابل پیگیری و رفع است. متقاضیان می‌توانند با مراجعه به دفاتر اسناد رسمی و ارائه سند آپارتمان انتخابی، پاسخ سه پرسش خود را دریافت و متناسب با آن، نسبت به انجام معامله اقدام کنند. در حال‌حاضر عمده معاملات خرید و فروشمسکن پس از جلب توافق خریدار و فروشنده انجام می‌شود و قرارداد معامله، با استناد به سند ارائه شده از سوی مالک و بدون استعلام ثبتی صحت اطلاعات و سند ارائه شده از سوی وی توسط خریدار، در قالب «مبایعه‌نامه» تنظیم شده و زمان مشخصی برای مراجعه به دفاتر اسناد رسمی برای تنظیم سند رسمی و انتقال مالکیت به فرد خریدار تعیین می‌شود. به این معنا که در عمده معاملات مسکن، استعلام ثبتی از بابت مشکل‌دار نبودن سند، صحت مالکیت فرد فروشنده بر ملک و همچنین سایر مسائل حقوقی، قبل از انجام معامله و پرداخت بخش عمده‌ای از بهای خرید ملک در زمان تنظیم مبایعه‌نامه، انجام نمی‌شود؛ بلکه استعلام ثبتی در عمده معاملات در زمان تنظیم سند رسمی و انتقال مالکیت از خریدار به فروشنده (عمدتا چند ماه بعد از تنظیم مبایعه‌نامه)، در دفاتر اسناد رسمی صورت می‌گیرد. بنابراین هم‌اکنون در غیاب سامانه جامع استعلام ثبتی معاملات مسکن که می‌تواند به‌صورت آنلاین و فوری اطلاعات مربوط به مالکیت و مشکلات احتمالی املاک از بابت توقیف ملک، ممنوع‌المعامله بودن مالک، در رهن بودن ملک و. . . را در اختیار متقاضی خرید قرار دهد، این نگرانی در میان بخش قابل‌توجهی از خریداران وجود دارد که چگونه قبل از انجام معامله و پرداخت بهای ملک، اظهارات مالک از بابت مالکیت بر ملک موردنظر و بلامانع بودن انجام معامله از سوی وی را صحت‌سنجی کنند.
گروهی از خریداران واحدهای مسکونی به‌خصوص «خانهاولیها» یا افرادی که قصد انجام معاملات املاک با بهای قابل‌توجه دارند(همچون معاملات بزرگ‌مقیاس) بیش از سایر خریداران، با این نگرانی مواجه هستند؛ خانه اولی‌ها که برای اولین‌بار به بازار معاملات مسکن وارد شده‌اند وتاکنون تجربه معامله ملکی نداشته‌اند، جزو افرادی هستند که به واسطه وجود نگرانی و بی‌اعتمادی به مالکان، نااطمینانی بیشتری نسبت به سایر خریداران از بابت صحت ادعاهای مالک در مورد مالکیت بر ملک معرفی شده یا نبود مشکل حقوقی در مسیر انجام معامله دارند؛ این گروه از خریداران اگرچه در زمان تنظیم مبایعه‌نامه بخش عمده بهای ملک خریداری‌شده را می‌پردازند اما تا زمان تنظیم سند رسمی در دفاتر اسناد رسمی در مورد صحت معامله انجام شده وسند ارائه شده، با شک و تردید و نگرانی مواجهند. همین بی‌اعتمادی در برخی موارد مانع از انجام معامله بین خانهاولیها و فروشندگان می‌شود. از سوی دیگر، گروه دیگری از متقاضیان خرید در بازار ملک که قصد خرید املاک گرانقیمت و بزرگ مقیاس را دارند(همچون واحدهای مسکونی لوکس و بزرگ‌متراژ یا سایر املاک غیرمسکونی همچون املاک تجاری، کارخانه‌ها و. . . . ) نیز از بابت مشکل‌دار نبودن ملک موردنظر با استرس مواجهند؛ چراکه بخشی از دعاوی ملکی موجود در دادگاه‌ها و مجامع قضایی مربوط به آن دسته از معاملاتی است که خریدار پس از پرداخت بهای ملک و نوشتن مبایعه‌نامه متوجه شده است ملک خریداری شده و یا مالک آن با یک یا چند مشکل حقوقی عمده مواجه است. طی سال‌های اخیر در برخی پرونده‌ها، هویت مالک جعلی بوده ویا سند ارائه شده از سوی وی متعلق به ملک مورد فروش نبوده است؛ در برخی دیگر به واسطه تعقیب قضایی مالک، فروشنده اجازه انجام معامله را نداشته و به اصطلاح ممنوع‌المعامله بوده است؛ این در حالی است که بخش دیگری از این پرونده‌ها عمدتا مربوط به دعاوی است که در آنها درحالی که سند ملک فروخته شده در رهن بانک بوده است، مالک اقدام به فروش آن و دریافت پول از خریدار کرده است. نگرانی از بابت صحت اظهارات مالکان در مورد نبود مانع در مسیر انجام معامله، موجب شده است بخش عمده‌ای از خریداران ملکی با این سوال مواجه باشند که آیا سازوکاری برای صحت سنجی فاکتورهای ثبتی ملک موردنظرشان قبل از تنظیم مبایعه‌نامه و پرداخت هرگونه مبلغی به فروشنده وجود دارد؟
سازوکار استعلام ثبتی قبل از معامله
بررسی‌ها نشان می‌دهد در شرایطی که در برخی از کشورها به دلیل دسترسی خریداران به سامانه جامع استعلام ثبتی، تمام اطلاعات مربوط به ملک و مالک برای انجام یک معامله بدون مشکل و بلامانع به‌صورت آنلاین قابل صحت‌سنجی است، این امکان در ایران وجود ندارد؛ با این حال، دست‌اندرکاران حوزه ثبت رسمی می‌گویند خریداران می‌توانند قبل از انجام معامله و پرداخت بهای ملک موردنظر نیز از صحت یا خدشه‌دار بودن ادعاهای مالکان باخبر شوند. در واقع اگرچه هنوز به دلیل سنتی بودن بخش عمده‌ای از فرآیندها در کشور امکان دسترسی آنلاین و فوری خریداران به اطلاعات ثبتی املاک و محدودیت‌های حقوقی و قضایی مالکان وجود ندارد، اما متقاضیان خرید املاک می‌توانند از طریق مراجعه به دفاتر اسناد رسمی قبل از انعقاد هر نوع قراردادی نسبت به صحت معامله‌ای که مصمم به انجام آن هستند، اطمینان حاصل کنند.
نایب‌رئیس کانون سردفتران و دفتریاران در این‌باره گفت: اگرچه فرآیند استعلام ثبتی معمولا در زمان تنظیم سند رسمی و انتقال مالکیت از فروشنده به خریدار انجام می‌شود، اما متقاضیان خرید واحدهای مسکونی و سایر املاک می‌توانند قبل از انجام معامله به دو روش اقدام به صحت‌سنجی سند ارائه شده، مالکیت فرد فروشنده و همچنین عدم محدودیت‌های قضایی و حقوقی برای ملک موردمعامله کنند. محمد عظیمیان افزود:در اولین روش، متقاضیان خرید و فروش املاک می‌توانند به‌جای تنظیم قراردادهای عادی، به دفاتر اسناد رسمی مراجعه کنند و از همان ابتدا معامله خود را در دفاتر اسناد رسمی تنظیم و ثبت کنند؛ در این روش قبل از تنظیم هر نوع قرارداد و پرداخت هر نوع مبلغی، دفاتر اسناد رسمی اقدام به استعلام ثبتی از شرایط ملک و مالک کرده و در صورت مشکل‌دار نبودن این دو، اقدام به تنظیم قرارداد رسمی بین متعاملین می‌کنند. این در حالی است که در روش دوم و در صورت تمایل متعاملین به انجام معاملات و تنظیم قرارداد عادی خریدار می‌تواند با ارائه سند مالکیت به دفاتر اسناد رسمی از دفاتر درخواست استعلام ثبتی کند؛ در این روش، متقاضی خرید با پرداخت مبلغی حدود ۵۰ هزار تومان به دفاتر اسناد رسمی به‌عنوان حق‌التحریر و حق‌ثبت به منظور انجام فرآیند استعلام ثبت، می‌تواند این اطمینان را به‌دست آورد که مالک و ملک معرفی شده به وی مشکل حقوقی، قضایی و سندی ندارد و پس از ایجاد این اطمینان نسبت به انجام معامله با فروشنده اقدام کند.
بنا بر تاکید وی، ارائه سند مالکیت برای طرح تقاضای استعلام ثبتی الزامی است تا با استفاده از اطلاعات مندرج در سند ادعاهای مالک و نبود ممنوعیت و محدودیت برای وی به منظور انجام معاملات ملکی صحت‌سنجی شود. عظیمیان با اشاره به ضرورت وجود سامانه جامع استعلام ثبتی به منظور رفع ابهام از صحت معاملات ملکی قبل از انجام معاملات و همچنین کاهش دعاوی حقوقی به واسطه ایجاد امکان استعلام ثبتی قبل از عقد قراردادهای ملکی، گفت:سنتی بودن سیستم ثبتی املاک طی سال‌های گذشته تاکنون موجب شده است هم‌اکنون سامانه جامع استعلام ثبتی به‌صورت آنلاین در دسترس همگان قرار نداشته باشد؛ این در حالی است که با پیشرفت و اجرای فازهای بعدی فرآیند ثبت آنی معاملات ملکی که طی حدود چهار سال گذشته به‌صورت سیستمی راه‌اندازی شده است، می‌توان امکانات مربوط به صحت‌سنجی سیستمی خریداران از اسناد و ادعاهای مالکان را ایجاد کرد.